Un établissement de santé produit chaque jour des dossiers patients, des fiches de garde, des factures et des protocoles.
Un document introuvable, ou lu par une personne qui n’y a pas droit, pose un problème de soins et de confidentialité. Cet article explique ce qu’est une GED en santé, les règles à respecter et comment choisir une solution.
Laquelle choisir selon l’usage de l’établissement et le cahier des charges
Une GED se choisit d’abord selon les documents et circuits de l’établissement, pas selon l’éditeur. Il faut lister les flux à traiter : admissions, dossiers médicaux, factures, qualité, ressources humaines ou archives.
Pour distinguer l’usage courant de la conservation, voyez la différence entre GED et archivage électronique. Ensuite, il faut définir qui accède à chaque type de document : un secrétariat et un service qualité n’ont pas les mêmes droits.
Le périmètre annoncé de chaque solution oriente le choix.
| Critère | M-Files Santé | DocuWare | Dem@’TIC Santé |
|---|---|---|---|
| Usages | Certification, protocoles, factures | Dossiers, admissions, factures | Dossiers patients, finances, RH |
| Fonctions annexes | Suivi de projets, gestion des risques | Traitement des factures | Numérisation, signature, archivage |
| Secteur ou modules | Dossiers PMSI au DIM | Hôpitaux, EHPAD, laboratoires, pharmacies | Gestion des risques |
Le cahier des charges couvre l’accès, la conservation, l’hébergement et les flux. Pour l’hébergement, le prestataire doit être certifié HDS et stocker les données dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen.
Pour la conservation, il faut consulter comprendre le système d’archivage électronique SAE. Un dossier médical se garde 20 ans après le dernier passage, ou jusqu’aux 28 ans du patient si ce délai s’achève avant ; si le patient décède moins de dix ans après son dernier passage, le dossier est conservé dix ans à compter de la date du décès.
M-Files Santé : la GED configurable pour la qualité, les factures et le PMSI
M-Files Santé repose sur des coffres documentaires préconfigurés, c’est-à-dire des espaces déjà prévus pour un type de document. Il couvre les documents de certification, les factures et les dossiers PMSI.
Pour les factures, le circuit suit les étapes de la réception au règlement. Le groupe Clinifutur l’a utilisé pour une vingtaine d’établissements, avec Sage Adonix X3 et des interfaces Softway Medical. L’intégration comptable dépend du projet de l’établissement.
L’offre Essentiels démarre à 65 $ US par utilisateur et par mois. L’offre Entreprise et un projet configuré pour la santé se chiffrent sur devis.
L’intérêt de M-Files Santé se juge sur le suivi réel des validations, pas sur la seule centralisation. Chaque opération sur un document est tracée, et des rappels périodiques peuvent relancer les validateurs en retard.
Le déploiement dépend du cas d’usage, des intégrations et du nombre d’utilisateurs. Pour fixer ces circuits avant de comparer, réussir le cahier des charges GED donne la méthode.
Nuxeo Platform : la plateforme hébergée sur les serveurs de l’établissement
Nuxeo Platform sert de portail documentaire commun à plusieurs métiers. Un centre hospitalier l’a installé sur ses propres serveurs en 2018. Médecins, soignants et administratifs y accèdent aux mêmes documents.
Les fiches de garde, notes, protocoles et directives y sont gérés ensemble. Pour évaluer la performance d’une gestion électronique de documents en établissement de santé, il faut partir de ces circuits partagés.
Les usages les plus courants dans ce cadre sont les suivants :
- La fiche de garde dématérialisée, qui atteste la présence d’un agent à une date et à une heure données.
- La fiche de garde annotée par plusieurs métiers, qui réunit leurs remarques dans un même document.
- Les notes, protocoles et directives, consultés par chaque métier selon son rôle.
Installée sur les serveurs de l’établissement, la plateforme rend celui-ci responsable de son infrastructure et de sa maintenance. Il faut prévoir les ressources pour les mises à jour et la sécurité.
Pour un DPI (dossier patient informatisé), il faut tracer les connexions, recherches, consultations et opérations sur les documents, puis les contrôler. Ces journaux sont protégés et réservés aux personnes autorisées, selon une durée de conservation définie par la politique de l’établissement et la base juridique applicable.
DocuWare : un périmètre fonctionnel à confronter au système d’information
DocuWare couvre les documents administratifs et médicaux, les admissions et les factures. Il s’applique aux hôpitaux, aux établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, aux laboratoires et aux pharmacies.
Si l’établissement doit aussi archiver ces documents dans les règles, consulter l’archivage électronique des documents, c’est-à-dire les systèmes d’archivage électronique.
Pour l’imagerie et le laboratoire, DocuWare peut se relier à ces systèmes, à vérifier avant le choix :
- Les systèmes PACS d’imagerie, qui stockent les images médicales.
- Le système RIS de radiologie, qui gère les examens demandés.
- Les logiciels de laboratoire, reliés par le protocole HL7 et des interfaces standardisées.
- Une démonstration avec les versions exactes des logiciels de l’établissement.
DocuWare se déploie en cloud, sur les serveurs de l’établissement ou en mode hybride. En cloud, le tarif va de 30 à 125 dollars US ou plus par utilisateur et par mois.
Pour des données de santé, il faut vérifier que l’hébergeur a la certification HDS (hébergement de données de santé) et que le stockage reste dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen. Sinon, l’offre cloud est écartée.
Dem@’TIC : la dématérialisation en établissement, à rapprocher des flux existants
Dem@’TIC Santé est une plateforme modulaire. Elle relie la numérisation, la gestion des processus, la GED, la signature électronique et l’archivage électronique à valeur probatoire, c’est-à-dire un archivage qui peut servir de preuve en justice.
Chaque brique se choisit selon les besoins de l’établissement.
Ses domaines vont des dossiers patients aux finances, aux ressources humaines et à la gestion des risques.
Un groupement hospitalier de territoire peut aussi partager des documents entre ses établissements. Pour les circuits de signature, voyez le guide parapheur électronique pour la validation et la signature.
Le déploiement de Dem@’TIC Santé aux Hôpitaux de Marseille couvre les finances et les dossiers du personnel.
La gestion du dossier patient n’était alors qu’à l’étude. Un usage clinique doit donc être vérifié sur les circuits de l’établissement, pas supposé.
La compatibilité avec les applications en place repose sur une liste d’interfaces. Il faut la demander et vérifier qu’elle couvre les logiciels métier de l’établissement et les flux à échanger.
L’hébergement se vérifie à part. Il faut contrôler les conditions proposées par Okantis, anciennement SILPC, et la certification HDS (hébergement de données de santé) du service retenu.
Le choix d’une GED en établissement de santé commence par les documents et les circuits, pas par le logiciel. Il faut donc lister les flux, définir les droits par profil, vérifier l’hébergement HDS et tracer chaque action.
La suite logique est de rédiger le cahier des charges, puis de demander à chaque éditeur une démonstration avec les logiciels de l’établissement.
Foire aux questions
Que signifie GED en français ?
GED signifie « gestion électronique des documents ». Le terme désigne les outils qui servent à organiser et suivre les documents numériques. Dans un établissement de santé, ils classent les documents, limitent l’accès aux personnes autorisées et gardent la trace des versions.
C’est quoi une GED ?
Une GED est un outil qui sert à classer, retrouver et partager les documents numériques, puis à suivre leurs versions pendant leur usage. Elle peut échanger avec le dossier patient informatisé (DPI), mais elle ne le remplace pas.
Quel est le prix d’un logiciel GED pour un établissement de santé ?
Le prix se calcule par utilisateur et par mois. M-Files Essentiels démarre à 65 dollars US, et DocuWare Cloud va en général de 30 à 125 dollars US ou plus.
Le montant final dépend du nombre d’utilisateurs, du stockage, des intégrations et du déploiement.
Quelles sont les étapes de la gestion électronique des documents (GED) ?
La gestion électronique des documents suit cet enchaînement : définir les documents à traiter, puis les numériser ou les importer.
Il faut ensuite les classer, attribuer les droits d’accès, les faire circuler pour validation, et fixer leur durée de conservation et leur sort à l’échéance.