Une facture peut rester dans un casier pendant que son délai de paiement court. Sans suivi, personne ne sait où se trouve le pli.
Cet article vous explique comment mettre en place la dématérialisation du courrier, pas à pas, pour le courrier reçu et envoyé.
Dématérialisation du courrier : traiter les flux entrants et sortants
Une entreprise qui reçoit encore son courrier sous forme papier peut perdre une réclamation. Elle peut aussi retarder le paiement d’une facture ou transmettre un justificatif au mauvais service.
Le cas est fréquent. Un pli arrive dans un bureau, y reste plusieurs jours, puis part vers un service qui ne le traite pas.
La dématérialisation remplace ce circuit par des flux numériques. Ces flux sont suivis, classés et distribués.
Deux flux doivent être distingués, car ils ne relèvent ni des mêmes outils ni des mêmes contraintes :
- Courrier entrant : plis reçus, factures, formulaires, contrats et pièces justificatives, numérisés à leur arrivée.
- Courrier sortant : documents envoyés par e-mail, portail, recommandé électronique ou courrier imprimé depuis une plateforme.
Le bon point de départ se lit dans les données opérationnelles. Mesurez le délai entre réception et attribution, le taux de documents mal orientés, le temps de recherche et le coût du stockage physique.
Le retour sur investissement se mesure en temps de traitement, en erreurs évitées et en délais de réponse. Il ne se mesure pas en nombre de PDF produits.
Le courrier entrant suit une chaîne de capture, de classement et de distribution
Le traitement suit en général quatre opérations : numérisation, reconnaissance, indexation, puis distribution vers une GED (gestion électronique de documents) ou une application métier. Le résultat attendu est un document consultable, relié aux bonnes données et orienté vers le bon circuit.
De la réception à l’indexation
Le courrier est réceptionné, ouvert et préparé. Les documents sont numérisés à l’unité ou par lots, avec un contrôle du nombre de pages et du rattachement des pièces à une même enveloppe. Les originaux suivent une règle par catégorie : conservation, retour, destruction encadrée ou archivage physique.
Trois technologies interviennent successivement :
- RAD (reconnaissance automatique de documents) : identifie la nature du document, facture, réclamation, RIB ou contrat.
- LAD (lecture automatique de documents) : extrait les informations utiles, numéro de facture, date, montant ou identité du client.
- OCR (reconnaissance optique de caractères) : convertit le texte imprimé en données recherchables.
Du routage à la recherche
La recherche repose sur le texte reconnu et sur les métadonnées. Les droits d’accès doivent séparer les courriers confidentiels, comme les documents RH, des documents partagés entre services.
La conservation doit respecter le RGPD : une donnée personnelle reste accessible pendant la durée nécessaire à son objectif, puis elle est supprimée ou archivée selon une règle définie.
Le courrier sortant peut être numérique, hybride ou recommandé
Le choix du canal dépend de trois critères :
- besoin de preuve
- capacité du destinataire à recevoir du numérique
- nécessité d’un support papier
| Canal | Usage adapté | Preuves et délai |
|---|---|---|
| E-mail ordinaire | Information, relance simple, document sans exigence particulière | Trace d’envoi variable, sans preuve équivalente à un recommandé |
| Lettre recommandée électronique | Notification nécessitant une preuve numérique | Envoi et réception électroniques, dates vérifiables, remise selon les règles du service |
| Lettre recommandée en ligne | Destinataire qui doit recevoir un pli papier | À partir de 7,35 € HT, impression et distribution postale, délai indicatif de trois jours ouvrés pour une commande avant 14 h |
| Courrier hybride | Campagnes ou courriers préparés depuis une interface numérique | Document imprimé, mis sous pli et distribué par voie postale |
Pour un particulier, le prestataire doit informer au préalable de l’existence du recommandé et de la possibilité de l’accepter ou de le refuser. Le délai est de quinze jours à compter du lendemain de la notification. La preuve est conservée au moins sept ans par le prestataire si l’accusé de réception est demandé.
La lettre recommandée en ligne ne se confond pas avec la LRE. L’entreprise transmet le fichier depuis une plateforme. Le prestataire l’imprime, puis le facteur remet un pli papier. Le service fournit une preuve de dépôt et un suivi. En option, il ajoute un avis de réception. Le tarif dépend du nombre de pages et des options d’impression.
La mise en place commence par le cadrage des flux et des règles de traitement
Le problème n’est pas l’outil, c’est le cahier des charges. Avant de choisir une GED ou un prestataire, mesurez les volumes par canal. Mesurez aussi les catégories de documents, les délais, les coûts postaux et les erreurs d’orientation.
Une solution interne convient si les volumes sont réguliers. Elle convient aussi si l’entreprise dispose déjà de scanners et de compétences documentaires, et si elle veut garder la maîtrise du traitement. Un prestataire externe devient pertinent si les volumes sont irréguliers, multisites ou difficiles à absorber.
Le cadrage suit ces étapes :
- Mesurer pendant deux à quatre semaines les plis reçus, les pages numérisées, les envois, les délais et les anomalies. Le repère de réussite est un volume de référence par type de flux.
- Définir les typologies et métadonnées avant le paramétrage. Chaque catégorie doit avoir un responsable, un délai et une règle de conservation.
- Tester la compatibilité du système d’information avec la GED, l’ERP, le CRM, les scanners, les annuaires et les outils de signature, sur un document complet, une erreur et un doublon.
La facturation électronique constitue un chantier réglementaire distinct
La facture reçue par courrier fait partie des flux documentaires. Mais la facturation électronique suit des règles fiscales propres.
Attention : un PDF envoyé par e-mail ne suffit pas toujours. Si une facture structurée passant par une plateforme est exigée, ce PDF n’est pas une facture électronique conforme à lui seul.
La préparation commence par un inventaire. Listez vos logiciels de facturation, vos données clients, vos formats et vos règles de TVA. Testez ensuite le paramétrage de la plateforme, la qualité des identifiants et le traitement des rejets. Faites-le avant de généraliser l’émission.
Foire aux questions
Qu’est-ce qu’une version dématérialisée ?
Un document dématérialisé est un document créé sous forme numérique ou obtenu par numérisation d’un document papier, puis transmis, traité, recherché et conservé.
Il n’est exploitable qu’avec des métadonnées, des droits d’accès et des règles de conservation.
Quel est le meilleur outil de gestion du courrier ?
Une solution interne convient si les volumes sont réguliers, si l’entreprise dispose de scanners et de compétences documentaires, et si elle veut garder la maîtrise du traitement. Un prestataire externe devient pertinent si les volumes sont irréguliers, multisites ou difficiles à absorber.
Une GED centralise les documents et permet de les rechercher. Elle peut aussi intégrer la capture multicanale, la RAD, la LAD, les workflows et le suivi des délais.
Combien coûte une lettre recommandée en ligne ?
La Poste indique 7,35 € HT à l’unité pour sa lettre recommandée en ligne, un tarif composé notamment de l’affranchissement et de l’impression, qui varie selon la grille tarifaire et le service concernés.
L’avis de réception, la couleur et le nombre de pages peuvent modifier ce montant.