Dans une mairie, un même document existe souvent en plusieurs exemplaires.
Sans outil commun, retrouver la bonne version et savoir combien de temps la garder devient difficile. Cet article explique ce qu’est une GED pour une collectivité, quelles règles s’imposent, et comment choisir et déployer la solution en conformité.
Ce qu’une GED fait dans une mairie et ce qu’elle ne fait pas
Les fonctions d’une GED en collectivité
Dans une mairie, une GED classe, indexe, stocke et retrouve les documents numériques, et gère leurs versions. Prenons un cahier des clauses techniques particulières (CCTP) retrouvé en deux exemplaires.
La GED permet de savoir laquelle est validée, à condition que chaque modification ait été enregistrée comme nouvelle version.
Le même outil traite aussi le courrier et les dossiers de ressources humaines. Sans gestion des versions, il faut ouvrir chaque fichier pour trouver le bon.
GED, parapheur et SAE : trois fonctions distinctes
Une GED gère les documents que les services utilisent au quotidien. Le parapheur électronique fait circuler ces documents et recueille les signatures électroniques. Pour la différence entre GED et archivage électronique, voyez différence entre GED et archivage électronique.
Un SAE conserve les documents dans le temps, avec des garanties d’intégrité et de pérennité. Une GED ne suffit pas à les garder au-delà de leur durée d’utilité administrative (DUA). Pour les factures, voyez l’archivage électronique des factures conforme au SAE.
Le cadre légal qui s’impose aux collectivités et à leurs documents
Archivage et élimination des documents
Aucune archive publique ne se détruit sans visa préalable. Pour l’obtenir, il faut établir un bordereau d’élimination et le soumettre au visa de la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives.
Pour les normes de conservation électronique, consulter les normes SAE pour l’archivage électronique des documents.
Protection des données et hébergement
Trois règles encadrent les données personnelles :
- Après la gestion courante, une donnée sort de la base active si une obligation légale ou un contentieux justifie sa conservation.
- Les données archivées sont séparées de la base active, physiquement ou par des droits d’accès, et réservées aux personnes habilitées.
- SecNumCloud ne qualifie que des offres précises : il faut vérifier l’offre retenue sur la liste officielle des prestataires qualifiés.
Transmission électronique des actes
Depuis le 7 août 2020, les collectivités suivantes télétransmettent leurs actes au contrôle de légalité ; pour leur signature, voyez réglementation signature électronique eIDAS :
- les communes de plus de 50 000 habitants ;
- les EPCI à fiscalité propre ;
- les actes budgétaires : un fichier XML scellé avant envoi, et la délibération en PDF dans la même enveloppe.
Le diagnostic préalable : cadrer le périmètre avant tout choix
Périmètre et volumes
Le cadrage précède le choix de l’outil. Un groupe de travail le mène : un chef de projet, un informaticien, un archiviste et un agent du service concerné. Pour le détail du cahier des charges, voyez reussir cahier des charges ged.
Ce groupe recense besoins et volumes, puis fixe pour chaque type la durée d’utilité administrative (DUA), le sort final et les règles de tri. Pour l’urbanisme, les permis et déclarations préalables sont gardés 10 ans, les certificats 5 ans.
Cartographie des applications métiers
Pour définir les interfaces et le périmètre, il faut d’abord relever chaque application métier et ses échanges avec la GED :
- le nom de chaque application métier utilisée par les services, par exemple l’état civil, les finances ou l’urbanisme ;
- le sens de chaque échange, c’est-à-dire si l’application envoie des documents vers la GED, si elle en reçoit, ou si les deux ;
- le type de document et le volume concernés par chaque échange.
Les critères de choix d’une GED pour une collectivité
Critères fonctionnels
Le critère décisif reste la chaîne de conservation. Il faut vérifier comment les documents passent de la GED à un SAE, car une GED seule ne couvre pas l’archivage à long terme.
Les autres critères se vérifient un par un : classement, recherche, versions, droits d’accès, circuits de validation et intégration des documents numérisés. Pour le détail de chaque fonction, il faut consulter gestion documentaire entreprise performance ged.
Conservation, sécurité et hébergement
Le tableau compare trois configurations selon quatre critères.
| Critère | GED seule | GED avec SAE | GED avec parapheur |
|---|---|---|---|
| Conservation | Pas d’archivage à long terme | Transfert vers un SAE conforme au référentiel NF 461 | Validation et signature reliées à l’archivage des actes |
| Hébergement | Mode d’hébergement de l’offre à comparer | Mode d’hébergement du SAE à comparer | Mode d’hébergement de l’offre à comparer |
| Droits d’accès | Selon la sensibilité des documents | Selon la sensibilité des documents | Droits sur chaque circuit de validation |
| Interfaces | Applications métier à relier | Échanges avec les applications métier et les systèmes d’information archivistiques | Services web reliant les applications métier au parapheur |
Comment déployer une GED par étapes sans bloquer les services
Phase de faisabilité et cahier des charges
Le cadrage se valide par écrit avant toute installation. L’étude de faisabilité recense les besoins et estime le volume des documents. Le périmètre, la cartographie des applications métier et le cahier des charges complètent le dossier.
Un audit documentaire vient avant les règles. Plan de classement, règles de nommage, métadonnées et durées de conservation sont écrits avant tout chargement des documents dans la GED.
Réalisation, formation et numérisation
Chaque étape suit trois actions :
- Paramétrer l’outil : pour les réglages du courrier, voyez dematerialisation courrier mise en place.
- Former les agents et suivre le taux d’agents formés, service par service.
- Certaines dépenses du projet d’archivage numérique peuvent bénéficier du dispositif ANET, qui peut financer jusqu’à 30 % du montant total subventionnable du projet (TTC), selon l’intérêt du projet et dans la limite du budget disponible ; les coûts d’acquisition de logiciels, d’infrastructures et de GED sont exclus.
Suivi après déploiement
Le suivi après déploiement repose sur trois actions :
- Faire évoluer le périmètre par étapes : à Lonay, la GED a démarré le 3 janvier 2025, et la numérisation des dossiers de construction a été prévue plus tard.
- Mesurer le délai de recherche d’un dossier, en le cherchant à intervalles réguliers.
- Transférer vers le SAE les documents arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA).
Erreurs fréquentes et grille de décision pour le choix d’une GED
Trois questions suffisent pour choisir la configuration et éviter les erreurs les plus coûteuses. Pour les pièces comptables, voyez ged comptabilite fonctions obligations choix avant de répondre.
| Question | Réponse non | Réponse oui |
|---|---|---|
| Des documents doivent-ils être conservés au-delà de leur durée d’utilité administrative (DUA) ? | La GED seule suffit pour les documents courants. | Il faut une GED avec SAE, et prévoir le transfert au terme de la DUA. |
| Les données sont-elles sensibles, avec un hébergement cloud envisagé ? | Il faut évaluer le niveau de protection attendu. | Il faut vérifier la qualification SecNumCloud de l’offre précise. |
| Le périmètre, les volumes et les applications métier sont-ils définis ? | Il faut les définir avant toute installation, pour préparer le cahier des charges. | Le choix de la configuration peut se faire. |
Une GED classe et retrouve les documents courants d’une mairie. Elle ne garde pas les archives au-delà de la durée d’utilité administrative (DUA). Il faut la relier à un SAE. Aucune destruction ne se fait sans visa des Archives départementales.
Le prochain pas : relever chaque application métier et ses échanges avec la GED, puis valider le cadrage par écrit.
Foire aux questions
Quel logiciel de GED est utilisé dans une mairie ?
Il n’existe pas de logiciel unique : une mairie choisit parmi plusieurs solutions de GED, selon ses besoins.
Le Parapheur, par exemple, associe gestion électronique du courrier et signature électronique. Le choix se fait donc à partir du cahier des charges, pas d’un nom d’outil.
La GED est-elle obligatoire pour une commune ?
Non. La télétransmission des actes est obligatoire pour certaines collectivités depuis le 7 août 2020, mais cela n’impose pas une GED à chaque commune.
Le vrai point à vérifier est donc quels documents la commune doit conserver, et pendant combien de temps.
Combien de temps dure un déploiement de GED en collectivité ?
La durée d’un déploiement de GED dépend du périmètre, c’est-à-dire des services et des types de documents couverts. À Lonay, la GED a démarré le 3 janvier 2025, et certains documents ont été intégrés sur plusieurs années.
Un projet GED en collectivité peut-il bénéficier d’un financement de l’État ?
Oui, en partie : le dispositif ANET peut financer jusqu’à 30 % de certaines dépenses d’un projet d’archivage numérique. L’achat de la GED et de ses licences n’est pas couvert. Ce qui peut être financé : certaines phases de préparation des données en vue de l’archivage numérique, à l’exclusion des coûts d’acquisition de logiciels, d’infrastructures et de GED.