SharePoint

À quoi sert SharePoint

SharePoint couvre trois grands usages.

• Le partage de documents : les fichiers sont rangés dans des bibliothèques de documents, avec des droits d’accès par site, par bibliothèque ou par dossier.
• La collaboration : plusieurs personnes modifient en même temps un document Word, Excel ou PowerPoint, et chaque équipe dispose d’un site d’équipe relié à ses conversations Teams.
• La communication interne : les sites de communication servent à construire un intranet, avec des actualités, des pages et des liens vers les ressources de l’entreprise.

Les principales fonctionnalités documentaires

• Historique des versions : chaque modification crée une version, qu’il est possible de consulter ou de restaurer.
• Métadonnées : des colonnes personnalisées (type de document, client, date d’échéance…) permettent de classer et de filtrer les fichiers sans multiplier les sous-dossiers.
• Extraction : un utilisateur peut réserver un document le temps de le modifier, pour éviter les modifications concurrentes.
• Recherche : le moteur indexe le contenu des documents et leurs métadonnées.
• Automatisation : couplé à Power Automate, SharePoint déclenche des circuits d’approbation ou de notification, à la manière d’un workflow documentaire.
• Rétention : dans Microsoft 365, des étiquettes de rétention gérées par Microsoft Purview fixent la durée de conservation de certains contenus.

SharePoint en ligne ou sur serveur

SharePoint existe sous deux formes :

• SharePoint Online, inclus dans de nombreux abonnements Microsoft 365 et hébergé par Microsoft, qui en assure les mises à jour ;
• SharePoint Server, installé sur les serveurs de l’entreprise (on premise), dont la version actuelle est SharePoint Server Subscription Edition.

Les entreprises encore équipées de SharePoint Server 2016 ou 2019 doivent savoir que ces deux versions ne sont plus prises en charge par Microsoft depuis le 14 juillet 2026 : elles ne reçoivent plus de mises à jour de sécurité. Microsoft recommande de migrer vers SharePoint Online ou vers la Subscription Edition. Le choix entre cloud et serveur interne est détaillé dans notre article SaaS ou On-Premise.

SharePoint, OneDrive et Teams : qui fait quoi

• OneDrive accueille les fichiers personnels d’un utilisateur, qu’il peut partager ponctuellement.
• SharePoint accueille les fichiers collectifs d’une équipe, d’un service ou de l’entreprise.
• Teams est l’outil de conversation : les fichiers partagés dans un canal Teams sont en réalité enregistrés dans le site SharePoint de l’équipe.

SharePoint peut-il remplacer une GED ?

SharePoint offre beaucoup des briques d’une GED : stockage centralisé, versions, métadonnées, droits, recherche. Il est aussi rangé parmi les outils d’ECM. Son efficacité dépend pourtant beaucoup de la façon dont il est paramétré.

• Il faut structurer : sans plan de classement, sans règles de nommage ni métadonnées obligatoires, un SharePoint devient vite une arborescence de dossiers aussi confuse qu’un serveur de fichiers.
• Certains besoins demandent des compléments : la capture et la reconnaissance automatique des documents (OCR), les circuits métier complexes ou l’archivage à valeur probante reposent souvent sur des outils spécialisés, comme un SAE.
• La gouvernance compte : création des sites, gestion des droits, cycle de vie des contenus doivent être encadrés pour éviter la prolifération.

Pour comparer SharePoint aux logiciels spécialisés, consultez notre comparatif des logiciels GED et notre article sur la collaboration documentaire.

Questions fréquentes

SharePoint est-il gratuit ?

Non, mais SharePoint Online est inclus dans de nombreux abonnements professionnels Microsoft 365. SharePoint Server nécessite des licences spécifiques.

Quelle différence entre SharePoint et OneDrive ?

OneDrive stocke les fichiers personnels d’un utilisateur. SharePoint stocke les fichiers partagés d’une équipe ou d’une organisation, dans des sites et des bibliothèques.

SharePoint 2019 fonctionne-t-il encore ?

Il fonctionne, mais Microsoft n’en assure plus le support depuis le 14 juillet 2026 : plus aucune mise à jour de sécurité n’est publiée. Une migration est recommandée.

SharePoint est-il une GED ?

Il en possède les principales fonctions (stockage, versions, métadonnées, droits, recherche) et beaucoup d’entreprises l’utilisent comme tel. Pour la capture automatisée ou l’archivage à valeur probante, il est souvent complété par d’autres outils.